Vou vivendo…

Descubra todo o potencial do gerenciamento de processos de negócio, algo que tem uma aplicação muito forte em governo, mas também interessa a qualquer tipo de organização.

Nos últimos artigos (veja no box ao lado), incluindo o excelente comentário de um leitor, procurei destacar o potencial da gestão por processos e a contribuição da tecnologia de BPM (Business Process Management) para os projetos de governo eletrônico.

Chegou a hora de engatar a primeira e explicar melhor… Para tanto, peço licença para me afastar um pouco de aspectos organizacionais, sociais e políticos. Estou me segurando, pois tenho comichão de entrar em aspectos de gestão do conhecimento e capital intelectual em governo. Mas é importante pavimentar o caminho com alguns conceitos técnicos, e BPM é algo fundamental. Hoje, portanto, a fala é um pouco mais tecnológica.

Assim sendo, nada melhor do que definirmos antes a nomenclatura, evitando ruídos: usarei, buscando maior fluidez da linguagem, o termo “workflow” para designar os softwares de workflow, enquanto o termo BPM será colocado para designar os softwares da categoria BPMS (Business Process Management Systems).

Dito isso, vale lembrar que portais são apenas um componente de programas de e-gov, embora um componente muito importante. Como outros colunistas vêm destacando, os portais de última geração caracterizam-se, entre outras coisas, por oferecerem o acesso aos processos. Isso vale tanto para processos intraorganizacionais quanto para processos interorganizacionais. Vamos refletir: processos interorganizacionais só podem ser tratados, via TI, se houver integração com os sistemas internos de cada uma das organizações envolvidas. E todos conhecemos as dificuldades que existem para integrar sistemas até mesmo dentro de uma mesma organização… Haja vista a Segurança Pública. E aí, como fazer? O desafio é grande e o BPM pode ser um grande aliado para vencê-lo.

Afinal, estamos falando da tecnologia essencial para que se possa oferecer nos portais aquilo que mais fideliza os usuários: o ambiente de trabalho virtual, que passará a predominar sobre o ambiente físico tradicional. Em futuro próximo, todos nós encontraremos mais no portal do que no escritório. Mas, para que isso aconteça, é preciso que não haja outro jeito de fazer até mesmo a marcação do cartão de ponto, a não ser através do portal. Quando até esses processos triviais estiverem no meio digital, passaremos a freqüentar o portal da mesma forma que precisávamos freqüentar o armário com talonário de autorização de horas extras. E, para que todos os processos estejam no portal, o BPM é imprescindível, pois sem ele os custos de modelagem e programação de sistemas para integração tornam-se proibitivos.

O BPM origina-se dos antigos sistemas de workflow. Antigos? Sim, existem desde o finzinho da década de 80 (15 anos é muito tempo quando o cronômetro utilizado é o da era do conhecimento, não?). A tradução do nome explica o que eles faziam/fazem: “fluxo de trabalho”. Eles transportam tarefas numa cadeia seqüencial de executores. Alguns incluíam também alertas de vencimento de prazo. Outros, mais refinados, transportavam documentos previamente digitalizados. Dessa forma, reduziam muito os retardamentos provocados pelo fluxo do binômio “boy”+papel. Também permitiam suprimir alguns tipos de documentos, pois trouxeram a inovação dos formulários eletrônicos, nos quais os dados são transportados separados do seu layout ou template. Em muitas situações, até mesmo o documento digital pode ser suprimido, com vantagens.

Em geral, esses sistemas eram proprietários e, conseqüentemente, tinham pouca ou nenhuma comunicação com os demais sistemas da organização. Com a evolução das arquiteturas abertas, orientadas a objeto, isso mudou – e surgiram as condições para o BPM.

Para ficar bem claro, vamos agora nos limitar a falar de suas características, deixando para o próximo artigo um aprofundamento.

AUTOMAÇÃO DO FLUXO DE TRABALHO

Essa era a base do antigo workflow. O BPM deve permitir que as pessoas recebam suas tarefas em caixas de entrada semelhantes às do correio eletrônico, e possam recebê-las com as instruções correspondentes e os links para os documentos que precisem consultar para a execução dessas tarefas. Acaba, com isso, a necessidade de levantar da mesa e ir em busca de um documento que está arquivado não sabemos onde.

MODELAGEM GRÁFICA DOS PROCESSOS

O BPM permite representar graficamente todos os tipos de fluxos, desvios e trâmites, incluindo laços paralelos, junções de documentos, separação de documentos para que possam fluir por canais independentes etc. O conhecimento sobre essa variedade de tipos de fluxos está hoje muito amadurecido, graças à sistematização e padronização promovida pela Workflow Management Coalition (WfMC).

Cada ferramenta de workflow, entretanto, usava a sua própria notação gráfica. Isso está mudando, e os padrões de notação desenvolvidos pela Business Process Management Initiative tendem a ser adotados por todas as ferramentas de BPM, facilitando muito a nossa vida.

INTEGRAÇÃO PONTA-A-PONTA

Processos envolvem tarefas humanas e operações automatizadas. Os antigos workflows não incluíam as operações executadas por sistemas aplicativos fora deles. De lá para cá, houve uma evolução significativa nas tecnologias de integração de sistemas (middleware, servidores de aplicações, e tudo o que se compreende hoje no conceito de  EAI – Enterprise Application Integration ). Aliás, de certa forma, o BPM adiciona aos antigos workflows a tecnologia de EAI.

Com isso, o BPM faz, além do que faziam os workflows, transferindo dados para sistemas que possam executar tarefas de forma automática e capturando de volta os resultados, para que a transação continue através das pessoas. Isso é especialmente importante para processos interorganizacionais comuns em governo, pois muitos serviços prestados pelos órgãos públicos envolvem diversas instâncias verticais e horizontais (um atendimento numa unidade básica de saúde municipal pelo SUS envolve, por exemplo, os níveis estadual e federal também).

Aliás, uma das iniciativas mais importantes no programa de governo eletrônico do Governo Federal é relacionada com essa questão, e será explorada em outro artigo: é a arquitetura e-PING (Padrões de Interoperabilidade do Governo Eletrônico).

FLEXIBILIDADE DE ALTERAÇÃO DAS REGRAS DE NEGÓCIO DE FORMA INTUITIVA

Aí o bicho pega nos sistemas tradicionais, e o surgimento do BPM se deu, não por acaso, a partir da onda de implantação dos sistemas integrados de gestão (ERP’s) nas grandes empresas privadas, no finzinho da década passada (estão nesta categoria produtos como SAP, Peoplesoft e seus similares nacionais Microsiga, Datasul etc.). Os ERP’s contêm uma infinidade de regras, cuja alteração é custosa e demorada, requerendo pessoal especializado, de TI.

Já os BPM’s extraem para fora dos ERP’s a administração dessas regras e permitem aos analistas de processo fazerem alterações sem alterar a programação (exemplo de regra: se o código da doença for x, o ministro da saúde deve ser notificado imediatamente).

No próximo artigo continuaremos a caracterizar os sistemas de BPM, falando de monitoração do desempenho de processos, documentos eletrônicos, integração com a gestão de conteúdo, formulários eletrônicos, integração com arquitetura de Web Services e outros aspectos. Aguarde…

(publicado originalmente na coluna Gestão do Conhecimento, do Intranet Portal, em 2 de agosto de 2005)